W świecie nowoczesnego biznesu pojęcia takie jak „elastyczność” czy „mobilność” są odmieniane przez wszystkie przypadki. Jednak czy Twoje biuro rzeczywiście za nimi nadąża? Wiele firm wciąż tkwi w schematach z poprzedniej epoki lub – co gorsza – myli nowoczesne podejście z chaosem open space. Czym tak naprawdę jest Activity Based Working (ABW)? To nie tylko aranżacja wnętrz – to filozofia pracy oparta na zaufaniu, która redefiniuje pojęcie efektywności.
Zmiany technologiczne wymuszają na firmach ewolucję stylu zarządzania i strategii. Dzięki nowoczesnym narzędziom pracownicy mogą wykonywać swoje obowiązki z różnych miejsc, pozostając w stałym kontakcie z firmą. Raporty rynkowe (takim firm jak Hays, Kinnarps, Skanska) wskazują, że rozwój technologii i mobilność to najważniejsze czynniki wpływające na sposób pracy (wskazanie 72%). Jednak sama technologia to za mało. Kluczem jest psychologia środowiskowa i zrozumienie, że wydajność pracowników zależy od warunków, jakie zastaną w biurze.
W tym artykule, będącym fundamentalnym wprowadzeniem do świata Activity Based Working, wyjaśnimy definicję tego pojęcia, obalimy mity i pokażemy, dlaczego warto odejść od „kultury biurka” na rzecz kultury aktywności.
Czym jest Activity Based Working? Definicja i geneza
Activity Based Working (ABW), co w dosłownym tłumaczeniu oznacza „pracę opartą o aktywność”, jest obecnie traktowane jako wiodący nurt w organizacji przestrzeni pracy. Choć termin ten brzmi nowocześnie, jego korzenie sięgają lat 90. XX wieku. Pojęcie to sformułował w 1994 roku holenderski konsultant Erik Veldhoen, założyciel Veldhoen + Company.
Koncepcja narodziła się z obserwacji skandynawskiego modelu „flex-office”, jednak Veldhoen poszedł o krok dalej. W swojej wizji skupił się na aktywności, a nie tylko na elastyczności. W 1995 roku opisał to w książce „The Demise of Office” („Śmierć biura”), kreśląc model przestrzeni, która realnie poprawia efektywność pracowników.
Jak rozumieć ABW w praktyce?
Najważniejsza teza, którą warto zapamiętać, brzmi: ABW to stworzenie takiego środowiska biurowego, aby wspierało ono wykonywanie obowiązków.
W przeciwieństwie do tradycyjnego modelu, w którym pracownik jest „przywiązany” do jednego biurka przez 8 godzin, model ABW zakłada, że różne zadania wymagają różnych warunków. Pracownik umysłowy nie ma przypisanego jednego stanowiska i pozycji pracy,, ale ma możliwość ich zmian w ciągu dnia.
To nie jest Open Space. Obalamy mity
Historia poszukiwań idealnego biura pokazuje, że chodzi o balans. Już w 1985 roku architekci R. Luchetti i P. Stone zauważyli, że jedno stanowisko pracy nie jest wystarczające. Pracownicy potrzebują biurka, ale także strefy ciszy czy pokojów spotkań.
Badania psychologiczne wskazują na dwa kluczowe mechanizmy wpływające na zachowanie ludzi w biurze:
- Potrzeba prywatności: Pracownicy chcą mieć kontrolę nad informacjami o sobie (prywatność wizualna i informacyjna) oraz potrzebują przestrzeni osobistej.
- Potrzeba interakcji: Równie ważne są spotkania (formalne i nieformalne), które integrują zespół i umożliwiają wymianę wiedzy.
Prawdziwe biuro ABW łączy zalety obu światów. Oferuje strefy ciszy absolutnej (jak w biurze komórkowym) oraz strefy współpracy (jak w open space), dając pracownikom wybór.
Filozofia „Voice & Choice” – zaufanie i autonomia
Wdrożenie ABW to realna zmiana kultury organizacyjnej. Jak zauważają eksperci, ABW jest formą kultury, która pozwala dostrzec indywidualność każdego pracownika.
Zasada ta jest doskonale opisana hasłem „Voice & Choice” (Głos i Wybór).
- Choice (Wybór): Pracownik ma autonomię w decyzji, gdzie chce pracować, aby najefektywniej wykonać zadanie.
- Voice (Głos): Pracownicy mają wpływ na kreowanie swojego miejsca pracy i tożsamości firmy.
Środowisko ABW musi być oparte na zaufaniu, odpowiedzialności i tworzeniu więzi. Daje to pracownikom wolność, która jest niezbędna do rozwoju ich potencjału i kreatywności. W tym modelu biuro przestaje być tylko budynkiem – staje się narzędziem do zarządzania zespołem w oparciu o samodzielność.
Dlaczego Twoja firma potrzebuje ABW? Kluczowe korzyści
Decyzja o transformacji biura to inwestycja, która przynosi wymierne korzyści na wielu płaszczyznach – od finansów po HR.
1. Odpowiedź na potrzeby różnych pokoleń
Współczesne biuro musi łączyć pokolenia. Badania wskazują, że wejście na rynek najmłodszego pokolenia (urodzonego po 1994 roku) wymusiło zmianę podejścia. Młodzi ludzie („cyfrowi tubylcy”) cenią elastyczność i mobilność – wiedzą, że pracę mogą wykonywać z każdego miejsca. ABW, oferując różnorodne strefy, odpowiada na potrzeby zarówno Millenialsów, jak i starszych pracowników, zachęcając do integracji i wymiany wiedzy międzypokoleniowej.
2. Employer Branding i przyciąganie talentów
Wygląd i funkcjonalność biura stają się kluczowym elementem wizerunku pracodawcy. Aż 88% ankietowanych firm rozważa użycie aranżacji biurowej do budowania marki atrakcyjnego pracodawcy. Nowoczesne biuro typu flex-office zwiększa szanse na pozyskanie i zatrzymanie najlepszych specjalistów.
3. Oszczędność kosztów (ale z głową!)
Activity Based Working pozwala na optymalizację kosztów. Ponieważ pracownicy nie są przypisani do biurek, a część pracy wykonują zdalnie lub w salach spotkań, biuro może posiadać mniej standardowych stanowisk niż wynosi liczba zatrudnionych. Implementacja ABW może prowadzić do redukcji kosztów nawet o 30% (mniejsza powierzchnia, niższe zużycie energii i koszty sprzątania). Uwaga: Oszczędność metrów kwadratowych nie powinna być jedynym celem. Jeśli skupimy się tylko na cięciu kosztów, pracownicy będą niezadowoleni z braku odpowiedniej przestrzeni do pracy.
4. Zdrowie i Wellbeing
Pracownik w ciągu dnia pracy zmienia miejsce – korzysta z biurka, sofy, budki telefonicznej czy strefy relaksu. Ogranicza to pracę w jednej pozycji siedzącej. Badania dowodzą, że dobrze zaprojektowane biuro, dbające o komfort fizyczny i psychiczny, zmniejsza liczbę zwolnień lekarskich oraz redukuje dolegliwości takie jak bóle kręgosłupa czy głowy.
Wdrożenie ABW to proces, a nie remont
Na koniec kluczowa uwaga dla managerów i właścicieli firm: Activity Based Working to transformacja strategii biznesowej. To proces długofalowy, który wymaga zarządzania zmianą (Workplace Change Management).
Pracownicy często obawiają się zmian. Mogą reagować oporem (czynnym lub biernym), obojętnością lub akceptacją. Brak odpowiedniej komunikacji i przygotowania zespołu sprawi, że nawet najpiękniejsze biuro nie będzie wykorzystywane zgodnie z przeznaczeniem. Aby proces zakończył się sukcesem (akceptacją), pracownicy muszą przejść przez fazę zaprzeczenia i eksperymentowania.
Czy Twoje biuro jest gotowe na taką zmianę? W Anita Poznańska & Co. pomagamy organizacjom przejść przez ten proces – od analizy potrzeb, przez strategię, aż po projektowanie przestrzeni, która naprawdę działa.